秘書の仕事って何?目指す前に知っておこう

パソコンを使った仕事が多い

派遣の秘書を目指す時に知っておきたいのが、どのような仕事をするのかという事ですね。秘書は主に、特定の人物に付いて補佐をする役目になりますね。主に社長や部長などの役職の人に付く事が多く、その人たちがスムーズに仕事が出来るようにする事が秘書の勤めになります。また、仕事の中には、事務処理も当然含まれており、パソコンを使った仕事も多いです。例えば、資料作成や経理処理などをする事も多く、パソコンの知識と技術をある程度、身に付けておく事が必要ですね。

もちろん、ワードやエクセルなどのオフィスソフトを使う事も多く、オフィスソフトの勉強もしておきます。パソコンで資料を作成する時には、誤字脱字や文章構成に注意していく事が必要ですね。

接待業務も多いのが特徴

秘書の仕事には接待業務も多く、例えば電話対応や受付対応もありますね。さらに、自分が補佐をしている人と営業接待に行く事もあり、人と会話する機会が多くなる仕事と言えますね。敬語を身に付けておく事は大事ですが、どのように接待していけば良いのかも理解しておく必要があります。一番大事なのが、失礼がないように接待して、会社の評判を落とさない事です。秘書が関係者に信頼を損ねるような振舞いをするとあなたが補佐している人からの信頼を失い、秘書を続けるのが難しくなります。

接待する時には、第一印象が大事なので基本的に明るく振る舞って、さらに自分が一歩引く立ち位置で会話していくのが望ましいです。相手に敬意を払う事によって高い評価をもらう事が出来ます。

秘書の派遣は必要な時期に要請すると人員不足を解消でき、期間を限定すると人件費を減らせることがメリットです。